As apresentações executivas são um recurso valioso em qualquer empresa. Saber como projectá-las, entregá-las e explicá-las irá ajudá-lo a compreender melhor a magnitude dos projectos que pode executar em benefício do seu negócio.
Da sua posição como CEO, os executivos seniores e o conselho de administração são uma das multidões mais difíceis que enfrentará como apresentador. Estes profissionais têm horários apertados e devem tomar decisões importantes em cima da hora. É provável que estejam incrivelmente impacientes por ouvir de si e que queiram saber o objectivo da sua apresentação o mais cedo possível, bem como o benefício que trará para a empresa.
Por esta razão, deve ser um excelente comunicador e dominar as suas apresentações executivas para obter a visibilidade e o reconhecimento de que necessita para impulsionar a sua carreira até ao topo. Se quiser que o seu público se interesse pelo que diz, recomendar-lhe-emos algumas dicas para melhorar as suas apresentações executivas e brilhar perante os executivos de topo da sua empresa.
Neste posto, iremos ensinar-lhe o que é uma apresentação executiva, os elementos que as apresentações executivas devem ter, dicas para as fazer e uma lista de programas com os quais poderá criar estas incríveis apresentações.
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o que é uma apresentação executiva?
Uma apresentação executiva é uma proposta ou actualização sobre um projecto específico do profissional, quer este esteja em curso ou em fase de planeamento. Para que uma apresentação executiva seja eficaz, a comunicação deve ser concisa e clara para que os altos executivos possam tomar uma decisão num curto espaço de tempo.
Além disso, o conteúdo transmitido na sua apresentação executiva deve ser visualmente apelativo, com elementos gráficos que validem e apoiem a informação.
Para fazer uma apresentação executiva, deve assegurar-se de que desenvolve conhecimentos suficientes para reconhecer os padrões que os executivos da sua empresa estarão interessados em ver. Deve também preparar uma história sintetizada, que possa responder às preocupações dos seus superiores.
de que elementos necessita uma apresentação executiva?
Como todo o trabalho de investigação e análise, existe um determinado formato que deve ser tido em conta para fazer uma apresentação executiva óptima que satisfaça determinados critérios e faça passar a mensagem.
Vamos aprender mais sobre os elementos das apresentações executivas:
1. Página de capa
O ponto de partida de qualquer documento que queira fazer, uma apresentação executiva deve ter uma página de rosto que seja visualmente apelativa e convide o leitor a dar uma vista de olhos.
Tal como fará com o resto do documento, tente manter a capa simples. Poderá mesmo fazer um resumo executivo, tendo em consideração elementos como os que se seguem:
Título (evitar um título monótono e enfadonho. Tente fazê-lo chamar a atenção desde o primeiro olhar).
Subtítulo.
Autores da investigação.
Data.
Logotipo da empresa.
Estes são alguns dos detalhes que pode incluir na página de rosto da sua apresentação executiva. Lembre-se, contudo, que se trata apenas de uma página de rosto e que deve reservar as informações realmente relevantes para o conteúdo do próprio trabalho.
2. Introdução
Algumas pessoas colocam a introdução de uma apresentação executiva como parte do conteúdo da apresentação, mas a realidade é que ela tem uma função específica, que deve ser considerada separadamente do que será o corpo da nota.
o que é que fará na introdução da sua apresentação executiva? Terá de colocar o seu público em contexto sobre o tema que vai trabalhar. Serve como um prelúdio para situar o espectador e ajudá-lo a compreender a importância da investigação e os elementos que estarão presentes na mesma.
Se vai ao cinema para ver um filme, normalmente lê a sinopse do filme com antecedência (a menos que queira ser surpreendido). Esta é a introdução à sua apresentação executiva: a sinopse da sua pesquisa.
3. Conteúdo
Passamos agora ao corpo da sua apresentação executiva. O conteúdo é basicamente a parte mais importante de todo o seu trabalho, pelo que deve verificar muito cuidadosamente se cumpre todas as directrizes estabelecidas.
Dentro do seu conteúdo deve estar o mais importante: as ideias-chave e a forma como a apresentação executiva será estruturada. Tem de certificar-se de que cria uma ligação com o público, caso contrário, simplesmente perderá o seu público.
Vejamos algumas das partes que deve considerar para o conteúdo da sua apresentação executiva:
Gancho: Se quiser atrair a atenção dos executivos, comece pelo início, comece pelo fim. Mostre-lhes o retorno do investimento e o impacto que o resultado final terá e verá como captar a atenção deles a partir do minuto zero.
Situação actual: esboçar onde o negócio está hoje. Mostrar qual será o desafio para a empresa, a existência do projecto e o impacto do projecto no empreendimento.
Novas oportunidades: se mostrar à direcção todas as oportunidades que serão abertas por este projecto, terá um impacto. Demonstrará as potenciais vantagens, sem negligenciar o possível risco que poderia existir e os planos de contingência para qualquer eventualidade possível.
Evidência: Não basta recolher quaisquer dados para dar alguma validade à sua apresentação executiva. Deve seleccionar as suas informações com muito cuidado e lembrar-se de explicar de onde vêm estas estatísticas e o que significam para o projecto.
Dados projectados: isto é semelhante às novas oportunidades, só que aqui se trata de mostrar um conjunto específico de dados, o que mostra o objectivo da apresentação. Destacar os números mais importantes e destacar as boas notícias para os gestores.
Alternativas: aqui falará sobre as opções que também foram consideradas e destacará a razão pela qual não acabaram por ser viáveis. Poderá mesmo mostrar aos seus supervisores o que pode acontecer se o projecto não for implementado e nada for feito a esse respeito.
Esta é basicamente a estrutura do seu texto. Lembre-se de cobrir estes pontos de uma forma concisa e fácil de entender, pois fazer uma tese em cada uma das partes não é uma opção tão viável.
4. Conclusões e recomendações
Tal como há uma introdução e um desenvolvimento, também deve haver um encerramento na sua apresentação executiva. Nesta parte do projecto, deverá resumir a sua apresentação e esclarecer quaisquer preocupações ou dúvidas que possam surgir entre os gestores.
como é estruturada uma conclusão de uma apresentação executiva? Como se segue:
Próximos passos: uma vez terminada toda a apresentação, resta apenas destacar quando e como o plano da sua apresentação executiva será executado. Aqui deverá também incluir tudo o que possa precisar da sua audiência (os gestores).
Fim: tal como começou, também deve fechar. Deve deixar a melhor impressão possível e inspirar os executivos para que se sintam compelidos a agir rapidamente, tal como estabelecido no seu projecto.
Estes são os elementos que irão constituir a sua apresentação executiva. Como deve ter notado, não é muito complexa, basta reunir as informações mais relevantes e estar atento para explicar até os mais pequenos detalhes do seu projecto.
Fonte: Unsplash
o que deve ter em conta ao fazer uma apresentação executiva?
Embora os executivos estejam interessados no que tem a dizer, a sua capacidade de atenção é curta e normalmente querem ver acções concretas e possíveis resultados.
Na sua maioria, os executivos concentram-se nos custos, retornos e compensações. Os comentários que mais provavelmente irá ouvir serão perguntas como as seguintes:
quanto é que isto nos vai custar?
quanto tempo demorará a ver resultados?
Tenha também em mente que todas as propostas e recomendações que fizer devem ser baseadas em dados, pelo que deve ter um bom argumento para vender a sua ideia às pessoas que estão a ouvir.
Agora, se tiver dados que sejam confusos ou questionáveis, a sua proposta perderá credibilidade. Esta é a pior coisa que pode fazer para vender uma ideia de negócio.
Dicas para fazer apresentações executivas
Sabemos que a sua apresentação executiva dependerá do seu trabalho, do tipo de empresa em que se encontra e de inúmeros outros factores a ter em conta. No entanto, há uma série de directrizes que ajudarão a sua apresentação a decorrer da forma mais suave possível.
Aqui estão 10 dicas para melhorar as suas apresentações executivas:
1. Preparar uma mensagem clara
Quando inicia uma apresentação, o seu objectivo é resolver um problema. Esta mensagem deve ser clara desde o início:
qual é o problema que está a tentar resolver?
como é que o vai fazer?
quando é que o fará?
porquê?
com quem?
Todas estas perguntas devem ser respondidas de forma concisa. Ao argumentar a razão da sua apresentação, dará o tom para o que dirá no decurso da sua apresentação.
2. Seja conciso
É importante que, desde o início, faça um resumo do que vai apresentar. Uma introdução não deve ser superior a 3 minutos, para que possa tratar de toda a informação que realmente interessa ao seu público.
Tenha em mente que, no início da sua apresentação, deve mencionar os resultados de alto nível e um apelo à acção. No final, é importante que faça um resumo com conclusões e recomendações.
3.Estabelecer expectativas
Harvard Business Review recomenda que informe a audiência de que passará os primeiros minutos a apresentar o seu resumo e o resto do tempo a discutir o tópico.
Mesmo os executivos mais impacientes poderão esperar por si para terminar a sua apresentação, pois sabem que será altura de fazer perguntas.
4.Criar slides resumidos
No início da apresentação, dê uma breve visão geral dos pontos-chave antes de entrar no tópico com mais detalhes. Isto ajudará a garantir que, após a apresentação do resumo, poderão surgir questões e será mais rápido mostrar os slides que correspondem a cada ponto.
Os diapositivos são muito importantes na sua apresentação executiva, como verá um pouco mais adiante.
5.Preparar imagens significativas
O pior erro que pode cometer é preencher a sua apresentação apenas com texto. Certifique-se de que as imagens e os elementos audiovisuais são os protagonistas da sua apresentação.
Ver muito texto não ajudará o seu público a compreender o que está a comunicar. Por conseguinte, sugerimos que insira elementos como os seguintes:
Galeria de imagens
Tabelas
Mapas
Vídeos
Áudios
Ligações
Fonte: Unsplash
6. Envolva o seu público
Uma boa opção, se possível, é usar um quadro branco e começar a explicar com os seus próprios desenhos ou palavras.
Isto permitirá que o público participe e troque ideias espontaneamente.
7.Prepare a sua secção de perguntas
Depois de o ouvirem, os executivos vão querer fazer-lhe muitas perguntas, por isso esteja preparado, tenha uma lista de perguntas provisórias que eles poderão fazer-lhe e prepare respostas.
Lembre-se: se não souber a resposta a uma pergunta, não a invente. Peça tempo para rever a informação, para que possa desenvolver uma resposta clara.
8.Faça os seus trabalhos de casa
Caso a apresentação tenha sido agendada para responder a um pedido específico do conselho, deverá responder imediatamente. Por exemplo, se lhe foi pedido que apresentasse um resumo das métricas dos últimos seis meses, essa é a primeira coisa que deve fazer.
Depois, poderá entrar em pormenores que considere relevantes, pois terá de responder ao pedido directa e rapidamente. Para o ajudar com isto, aprender como fazer um lançamento pode ser uma boa preparação.
9.Ensaiar
Antes de apresentar, faça toda a sua apresentação para encontrar quaisquer erros, e encontre-se com um executivo na sua área que possa ouvir a sua apresentação e dar-lhe feedback.
Pergunte-lhes se a sua mensagem se encontra clara e rapidamente, se os seus diapositivos resumidos têm informação chave, ou se há mais alguma coisa que possa acrescentar.
10.Acompanhamento
Depois de fazer a sua apresentação, é importante que comece o plano de acção (caso tenham aprovado a sua ideia) ou que proceda a uma afinação da sua proposta. Peça a opinião dos seus colegas e também do seu público.
Não se esqueça de escrever as recomendações chave que eles mencionam para melhorar o projecto que está a apresentar.
Fonte: Unsplash
como desenhar a sua apresentação executiva?
Ao longo de todo o post, sublinhámos a necessidade de nos concentrarmos na concepção de uma apresentação criativa. Reconheçamos que quanto melhor for o seu aspecto de “apresentação”, melhor será a sua assimilação, pelo que deve concentrar-se na parte visual do seu projecto.
Para tal, damos-lhe uma série de recomendações para tornar as suas apresentações executivas tão boas quanto possível e tão visualmente atractivas que deslumbrarão o seu público. Vamos ver quais os passos que deve seguir:
1. Verificar os critérios a seguir nos diapositivos
A ideia de uma apresentação executiva é torná-la apelativa para o telespectador. Para realizar este passo, oferecemos-lhe as seguintes recomendações:
Apresente apenas uma mensagem por diapositivo: desta forma, manterá toda a atenção dos executivos num único ponto e evitará distracções.
Fazer os títulos pequenos: para que não distraiam o público da ideia principal do texto.
Use o contraste a seu favor para destacar pontos: uma dica é procurar realçar as ideias principais do texto, usando um fundo escuro em vez de um branco, por exemplo, para destacar texto relacionado com o tópico actual.
2. Utilizar elementos multimédia
A fim de dar forma às ideias que irá desenvolver durante a sua apresentação executiva, a utilização de elementos multimédia pode ser uma excelente forma de captar a atenção do espectador.
o que entendemos por elementos multimédia? Queremos dizer que deverá ter, nas suas apresentações executivas, apoio como o seguinte:
Vídeos.
Música.
Imagens.
Gráficos.
A ideia não é fazer da sua apresentação executiva uma festa, isso é certo. Mas pode usar alguns destes elementos para melhorar partes da sua proposta.
3. Não sobrecarregue o seu projecto com elementos
Na mesma linha do ponto anterior, tudo em excesso é negativo, mesmo os elementos multimédia. Na medida do possível, evite sobrecarregar o seu slide com elementos, para que o espectador não seja facilmente distraído por todos os componentes no ecrã.
Neste sentido, uma das principais máximas ao fazer uma apresentação criativa é que não deve haver mais de 6 objectos por diapositivo, por exemplo, deve haver uma imagem e 5 pontos de bala.
Caso contrário, corre-se o risco de a sua mensagem se perder entre tantos componentes decorativos desnecessários. Siga o plano.
4. Mostrar dados com gráficos
Mencionámos os gráficos como um dos componentes multimédia a considerar para a sua apresentação executiva, não foi? Bem, neste caso, um gráfico é mais importante do que possa pensar.
A ideia de fazer uma apresentação criativa é ser capaz de ver todos os aspectos de um projecto da forma mais sintetizada e clara possível. E um gráfico será sempre melhor do que ter um relatório de síntese.
Para incluir um gráfico nas suas apresentações executivas, assegure-se de que apenas têm os dados mais convincentes para apoiar os pontos que irá apresentar durante a sua apresentação.
5. Esteja atento às fontes
Cada detalhe é importante nas suas apresentações executivas. E um elemento como a fonte do seu texto também não deve ser negligenciado.
Ao preparar a sua apresentação executiva, tente não utilizar mais de 2 ou 3 fontes (que estejam relacionadas entre si e que sejam visualmente agradáveis). A ideia é que possa manter a coerência com uma fonte para títulos, outra para subtítulos e uma última para todo o corpo.
No entanto, tome as suas precauções e não tenha um festival de fontes no seu texto: se achar que não consegue obter 2 fontes que se combinem entre si, opte pelo estilo clássico e use apenas uma. É melhor estar seguro do que arrependido.
Fonte: Unsplash
Software de apresentação executiva
Um dos aspectos mais importantes ao fazer apresentações executivas é a encenação. Pode optar por utilizar o clássico PowerPoint (um seguro de vida que nunca falha) ou avaliar outras alternativas que, talvez, tenham variantes que complementem as suas apresentações.
quer ter em mãos alguns programas que serão úteis ao fazer as suas apresentações executivas? Então preste atenção à lista abaixo:
1. PowerPoint
Não poderíamos deixar de o mencionar, especialmente se não estivesse em primeiro lugar. Não há dúvida que é para muitos o software por excelência quando se trata de criar apresentações executivas (e projectos de slides em geral).
o que fez do PowerPoint o preferido de muitos? Algumas das características que podemos destacar do popular software da Microsoft são as seguintes:
Tem uma grande facilidade de utilização.
Foi um dos primeiros softwares a surgir com o objectivo de proporcionar apresentações visualmente deslumbrantes.
Pode transmitir a sua mensagem de uma forma simples e poderosa.
Tem um grande número de modelos e estilos particulares, perfeitamente modificáveis para dar um toque de qualidade às suas apresentações executivas.
É compatível com outros programas Microsoft, bem como com múltiplas extensões.
Mas e quanto ao preço? Enquanto a versão desktop requer um pagamento de 144 USD por ano, uma versão simplificada está disponível gratuitamente na loja da aplicação.
É um dos softwares que, sem dúvida, deve ser tomado em consideração. Versátil, intuitivo e fácil de usar, este é um programa obrigatório para as suas apresentações executivas.
Fonte: Unsplash
2. Google Slides
O software da Google está na vanguarda das tendências tecnológicas associadas ao trabalho em colaboração. E o Google Slides é um verdadeiro reflexo de quão útil este software pode ser para a criação de apresentações executivas.
Este software não só facilita a possibilidade de criar apresentações executivas, como também dá ao utilizador a oportunidade de partilhar estes slides para que possa editá-los ou apresentá-los a partir de onde quer que estejam (desde que tenham um PC ou portátil, com uma ligação à Internet, claro)
É muito semelhante ao PowerPoint em termos de experiência de trabalho. Tem uma interface simples e intuitiva (ainda mais se tiver trabalhado com o programa da Microsoft) e ambos os formatos são compatíveis.
Então, quais são as vantagens de fazer as suas apresentações executivas com o Google Slides? O bom de utilizar este software da suite de escritório do Google é que não tem de comprar qualquer tipo de licença ou comprar ou instalar programas: é uma plataforma gratuita, à qual pode aceder a partir de um computador com Internet, e não perderá a sua informação em momento algum, pois tudo será carregado para a nuvem.
Fonte: Google Slides
3. Canva
O Canva é um software que ganhou peso ao longo dos anos e se tornou um dos programas mais rentáveis e notáveis do mundo digital.
Embora o Canva seja a solução por excelência para a criação de imagens, vídeos e anúncios em redes sociais, também oferece bom material para a criação de apresentações executivas, graças aos seus modelos personalizados, aos seus filtros e à função com a qual é capaz de criar filtros de marca.
Falando especificamente sobre as apresentações executivas oferecidas por este software, a Canva dá-lhe a oportunidade de criar um modelo personalizado da sua apresentação, incluindo tanto o logotipo da sua empresa como as cores que representam a sua empresa.
Para além disto, tem as seguintes vantagens à sua disposição:
Pode partilhar as apresentações com qualquer membro da sua equipa, para que possam utilizar a sua apresentação executiva como um modelo para as suas apresentações.
Pode editar as suas apresentações a partir de qualquer dispositivo com uma ligação à Internet: PC, portátil, tablet ou telemóvel.
Apesar de ser uma das plataformas mais populares para este tipo de projectos executivos, um dos inconvenientes do Canva é que as suas alternativas livres são realmente limitadas, por isso, se estiver interessado numa apresentação executiva muito mais elaborada, terá de optar pela versão paga. O nosso conselho é que opte pelas opções livres antes de decidir utilizar uma versão paga.
Claro que, como o website Canva menciona, o melhor desta opção para fazer apresentações executivas é que tem “uma incrível biblioteca multimédia, gráficos surpreendentes e modo de apresentação”.
Fonte: Canva
4. Visme
Talvez o nome menos conhecido da lista, mas um recurso muito valioso para apresentações executivas. Basicamente, esta aplicação permite a possibilidade de criar diapositivos a partir do PC, com uma interface muito semelhante ao PowerPoint, mas com novas ferramentas.
O essencial que deve saber sobre Visme é que conseguiu simplificar o melhor da experiência do utilizador do programa da Microsoft e tornou-o ainda mais intuitivo. Além disso, tem inúmeras opções de personalização, com as quais pode começar a criar designs surpreendentes e deslumbrar nas suas apresentações executivas.
que elementos deve tratar sobre Visme? Não só é gratuito, como também pode aceder a destaques multimédia, tais como vídeos, tabelas, áudios, etc.
Não mais utilize elementos e dados aborrecidos nas suas apresentações executivas. Com o sistema interactivo desta aplicação pode adicionar o desenho que desejar, além de ter a opção de partilhar e descarregar os seus slides com apenas um clique.
Tem ainda a opção de publicar a sua apresentação executiva online ou utilizá-la offline ou em privado (exclusivamente para uso da sua equipa de trabalho e da empresa).
Fonte: Visme
Trabalhar arduamente para causar uma grande impressão. Para ser um Director Executivo eficaz, precisa de fortes capacidades de comunicação para persuadir o seu público. Se não souber como comunicar uma ideia, será difícil para os outros verem o seu potencial.