Procura informações sobre a função PESQUISA e exemplos de utilização? precisa de automatizar a sua gestão de informação e quer encontrar fórmulas Excel úteis para o fazer? vieram ao lugar certo!
A função PESQUISA no Excel é sem dúvida uma das mais importantes fórmulas intermediárias que precisa de aprender para desenvolver os seus projectos contabilísticos da forma mais optimizada e eficiente. O VLOOKUP é, de facto, a função mais utilizada do grupo de Pesquisa e Referência em Excel.
Segundo Julieta Santarelli, CPA com mestrado em Gestão & Análise, que ensina o curso básico do Excel para principiantes, “as funções de pesquisa no Excel são de grande ajuda, pois permitem localizar automaticamente os dados dentro de uma folha de cálculo”.
Portanto, se quiser dominar a função PESQUISA em Excel como um perito, continue a ler. Neste post, vamos mostrar-lhe como funciona a função VLOOKUP em Excel, exemplos de como utilizá-la e algumas dicas sobre como tirar o máximo partido dela e maximizar a sua produtividade.
queres acertar as contas? Vamos começar!
para que serve a função PESQUISA no Excel?
A primeira coisa é compreender como funciona a função SEARCHV no Excel: o V refere-se a pesquisas verticais, que respondem claramente à linguagem cartesiana da natureza do Excel; para encontrar pontos de coincidência entre linhas e colunas.
Em resumo, segundo o portal Excel Total, especializado em Excel, a função SEARCHV no Excel procura verticalmente (de cima para baixo) “um determinado valor dentro de uma coluna de dados e retorna um valor de uma coluna diferente, mas a partir da mesma linha do valor encontrado”.
Fonte: Excel Total
Assim, se disser à função SEARCHV no Excel quais os dados que pretende pesquisar, esta irá rastejar célula por célula numa coluna até encontrar a que corresponde à linha que definiu.
Em suma, a função VLOOOKUP em Excel é utilizada para encontrar itens numa tabela ou num intervalo por linha. Por exemplo, pode pesquisar o preço de um produto pelo nome.
Um facto curioso é que quando o Excel 2010 foi lançado, a função VLOOKUP mudou o seu nome para CONSULTAV, o que gerou muita confusão entre os utilizadores, pelo que a Microsoft decidiu inverter a mudança de nome.
qual é a sintaxe da função SEARCHV em Excel?
Segundo o Microsoft Support, na sua forma mais simples, a função SEARCHV em Excel indica o seguinte:
=FINDV(O que deseja procurar; onde deseja procurar; o número da coluna no intervalo contendo o valor a devolver; retorna uma concordância exacta (TRUE) ou concordância aproximada (FALSE)).
Entende-se então que a sintaxe da função SEARCHV no Excel tem quatro argumentos: =SEARCHV(Argumento1,Argumento2,Argumento3,Argumento4).
Fonte: Excel
Com a seguinte imagem, poderá compreender melhor a sintaxe e a forma como a função SEARCHV é composta.
Fonte: Excel Total
Se até este ponto ainda não percebeu, não desespere. vamos continuar com os exemplos para que possa aprender a utilizar a função SEARCHV em Excel. Mas antes, deixamos-lhe algumas recomendações para que possa preparar os seus dados muito antes de começar .
Os dados devem ter um formato tabular; em filas e colunas.
A coluna onde será feita a pesquisa deve ser sempre localizada à esquerda da coluna que será devolvida como resultado. Por outras palavras, a coluna com os dados da pesquisa deve ser a primeira coluna dos dados.
Se for realizada uma pesquisa aproximada, então a coluna a ser pesquisada deve ser ordenada por ordem ascendente.
Exemplos da função SEARCHV em Excel
Agora vamos passar por alguns exemplos passo a passo da função VSEARCH em Excel.
1. Exemplo de PESQUISA para vendas
Neste primeiro exemplo para aprender a utilizar a função PESQUISA em Excel, utilizaremos uma lista de vendas com os seguintes dados: Alimentos, Categoria, Preço, Unidades e Vendas. Desta forma, detalhamos o nome do alimento (Tomate, Aipo, Laranjas ou Cenouras), que tipo de alimento é (fruta ou vegetal) e o seu respectivo preço por unidade.
Por outro lado, numa segunda tabela, temos aquilo a que Julieta Santarelli chama uma “tabela de dicionário“, que contém todas as características fixas dos produtos.
Para este exemplo, utilizando a função SEARCHV em Excel, vamos procurar qual é a categoria de alimentos ‘Tomate’.
Vamos identificar cada um dos argumentos:
Argumento1: a célula com o nome do alimento: A2
Argumento2: a ‘tabela de dicionário’. Para este exemplo, seria da célula H2 a J6. Isto é: H2:J6
argumento3: o número da coluna onde se encontra o valor a devolver. Neste caso, é 2, pois é o que define a categoria do produto que queremos consultar.
Argumento4: Para o nosso exemplo vamos colocar FALSO, porque queremos que seja exacto.
Com todos os elementos juntos, a fórmula a citar na célula de pesquisa ficaria assim: =FINDV(A2,H2:J6,2,FALSE)
Ao fechar parênteses, o valor que a fórmula SEARCHV tem de devolver é ‘Fruta’.
2. Exemplo de PESQUISA de Marketing para Marketing
No exemplo seguinte, publicado pelo website BUSCARV, a intenção é pesquisar certas informações numa lista de vídeos do YouTube.
Fonte: BUSCARV
A primeira aplicação do BUSCARV neste exemplo é encontrar o número de vistas do 10º vídeo no ranking. A fórmula a utilizar seria:
=SEARCHV(“10.”;A1:E21;4;FALSE)
Search_value: “10.” permite-lhe indicar o valor a pesquisar. É importante fechá-lo entre aspas. Também pode colocar “10*” (o asterisco substitui qualquer carácter) ou a referência a uma célula.
Search_array_in: A1:E21 permite indicar o intervalo de células em que se encontram os valores pesquisados e os valores a consultar. No entanto, se vamos acrescentar mais dados, podemos também colocar “A:E”. Se todas as filas das colunas A, B, C, D e E forem indicadas como uma matriz, a fórmula não mudará, mesmo que sejam adicionados mais registos no final da lista.
Oindicador de colunas permite definir os milhões de acertos para 4 (coincidentemente coincide com o número da coluna).
[Encomendado]: falso permite uma correspondência exacta, embora, neste caso, não seria estritamente necessário.
Neste caso, o resultado da função SEARCHV é 2990.
3. Exemplo de BUSCARV para inventário de produtos
Neste outro exemplo, publicado pelo website Ciudadano2cero, simularemos uma loja de música.
Um cliente solicita um CD dos Rolling Stones. Depois, temos de encontrar em que prateleira se encontra de acordo com o seguinte inventário de CD. No inventário, são dadas informações sobre o artista, álbum, meio, loja e prateleira.
O primeiro passo é introduzir a fórmula SEARCHV que nos permitirá pesquisar esta informação. Para o fazer, nós entramos:
=SEARCHV(H2;A2:E9;5;FALSE)
Dentro dos parênteses, primeiro, seleccionamos a caixa onde colocamos a informação a pesquisar. Depois, colocamos a gama de dados onde vamos procurar o valor.
Depois disso, a coluna onde está o valor a ser encontrado e a correspondência a ser alcançada. e é tudo! Já tem a fórmula para obter as informações necessárias.
consegue imaginar qual será o resultado? é claro! Tem 18 anos.
Fonte: Citizen2zero
4. Exemplo de BUSCARV para equipas de trabalho
No quadro seguinte detalhamos uma lista de empregados com os seus respectivos dados pessoais. Com a função PESQUISA, vamos criar uma fórmula que nos permite obter o nome de uma pessoa apenas através do fornecimento do ID.
Na célula G1 vamos colocar o número do funcionário cujo nome queremos saber. Para este exemplo, vamos utilizar o ID 7746.
Fonte: Excel
A fórmula “=BUSCARV(“ será colocada na célula G2. Para este exemplo, utilizaremos o botão <inserir função>, que é outra forma de inserir a função PESQUISA, embora não necessária. Desta vez, fá-lo-emos apenas para obter uma visão completa de como a função PESQUISA funciona.
Mas se quiser, pode fazer o exercício apenas digitando a fórmula directamente na caixa: =FIND(G1;A2:D10;2;FALSE)
vamos continuar!
Fonte: Excel
Argumento1 é o Search_Value. Neste caso, seria a célula G1, onde se encontra a identificação do empregado de que queremos saber o nome.
Fonte: Excel
Argument2 é a Table_Matrix, ou seja, o intervalo de células onde os dados se encontram. Note que a tabela tem um cabeçalho (células A1 a D1), que deve omitir; o intervalo a inserir na fórmula deve ser A2:D10.
Fonte: Excel
Argument3 é o indicador Columns_indicator, para indicar à função SEARCHV no Excel a coluna que estamos interessados em obter, que neste caso seria o número 2, onde se encontram os nomes dos empregados.
Fonte: Excel
Argumento4 é o Alcance ou Sortido e deve ser FALSO, para indicar à função que devo encontrar uma correspondência exacta do valor procurado.
Fonte: Excel
Quando se prime o botão <OK> ou <DONE>, a função SEARCHV deveria ter encontrado o nome “Felipe Triana“, ao qual corresponde o ID 7746.
Fonte: Excel
5. Exemplo de VSEARCH para pesquisar dados sobre pessoas
Continuando com os dados do exemplo anterior, aplicamos novamente a função SEARCHV em Excel, mas desta vez na célula G3, para encontrar a data de nascimento do empregado em questão: Felipe Triana.
Assim, três dos quatro argumentos seriam exactamente os mesmos:
Argumento1: G1
Argumento2: A2;D10
Argumento4: FALSO
No entanto, em Argument3/Indicado_colunas temos de alterar o número da coluna em que vamos realizar a pesquisa com a função BUSCARV, que neste caso seria o número 4, onde as datas estão localizadas; assim: =BUSCARV(G1;A2:D10;4;FALSE).
Fonte: Excel
O resultado deve ser a data 15/10/90.
Fonte: Excel
Finalmente, graças à função SEARCHV em Excel, temos uma tabela automática concebida para encontrar dados de empregados, porque se introduzir na caixa G1 o ID de outra pessoa, imediatamente aparecerá o seu nome e data de nascimento.
Fonte: Excel
Neste sentido, se introduzir um ID que não exista na gama de dados ou na ‘tabela de dicionário’, as fórmulas devolverão um erro, como veremos na imagem seguinte.
Fonte: Excel
Exercício para praticar a função SEARCHV
Para pôr em prática tudo o que aprendeu sobre a função PESQUISA em Excel com os exemplos, que tal acrescentar a caixa do Departamento à tabela acima? Aqui deixamos-lhe os dados:
Para este exercício, basta alterar, mais uma vez, o Argumento3; desta vez, para a coluna número 3, que contém os dados dos departamentos a que cada empregado pertence. Com a função SEARCH do Excel, esta fórmula seria: =SEARCH(G1;A2:D10;3;FALSE).
Erros comuns da função SEARCHV em Excel
já experimentou a função PESQUISA no Excel e os exemplos que partilhámos consigo acima e cometeu alguns erros? Isto é comum mesmo para os especialistas do Excel .
É por isso que partilhamos consigo alguns dos erros de PESQUISA mais comuns em Excel e as suas possíveis soluções, de acordo com o site de suporte da Microsoft. toma nota!
#N/A: se ordenado for VERDADEIRO e o valor na pesquisa_valor for menor que o menor valor na primeira coluna da pesquisa_array_in, o valor do resultado será #N/A. Se encomendado é FALSO, o valor de erro #N/A em SEARCHV indica que o número exacto não foi encontrado.
#REF!: Se o indicador da coluna for maior do que o número de colunas na pesquisa, o valor retornado será um valor de erro #REF!
#VALOR!: Se search_array_in for inferior a 1, o valor retornado será um erro #REF! valor de erro.
#NAME: O valor de erro #NAME? em SEARCHV geralmente significa que a fórmula não tem vírgulas invertidas. Para procurar o nome de uma pessoa, deve certificar-se de que o nome está entre aspas na fórmula. Por exemplo, digite o nome como “Lopez” em =SEARCHV(“Lopez”;B2:E7;2;FALSE).
#SPILL!: O erro #SPILL! no SEARCHV significa que a fórmula se baseia na intersecção implícita do valor da pesquisa e na utilização de uma coluna inteira como referência. Por exemplo, =SEARV(A:A;A:C;2;FALSE). Para resolver o problema pode delimitar a referência de pesquisa com o @ operador da seguinte forma: =BUSCARV(@A:A;A:C;2;FALSE). Em alternativa, pode utilizar o método tradicional FINDV e fazer referência a uma única célula em vez de uma coluna inteira: =FINDV(A2;A:C;2;FALSE).
chegámos ao fim! Diga-nos, aprendeu a usar a função PESQUISA no Excel?
até breve!