É bom que se tenha interessado em aprender o que é uma função Excel. Provavelmente já teve fórmulas em Excel que eram demasiado longas ou demasiado complicadas para escrever manualmente. Assim, saber o que é uma função Excel ajudá-lo-á a ser capaz de as utilizar em vez de fórmulas. Mas isto é apenas o começo!
Depois de saber o que é uma função Excel, verá que faz muito sentido obter técnicas que lhe permitirão melhorar a eficiência e produtividade no seu trabalho. Por conseguinte, estamos certos de que este guia sobre o que é uma função em Excel lhe dará vantagens adicionais, tais como:
Ter uma maior agilidade no cálculo dos dados.
Automatize o seu fluxo de trabalho.
Reduzir otempo de trabalho improdutivo.
Melhore a colaboração com os seus colegas.
qual é a estrutura de uma função Excel? qual é a diferença entre uma fórmula e uma função? que tipos de funções Excel existem? Sem mais demoras, estamos prontos para responder às perguntas acima e embarcar na viagem que lhe poupará tempo ao analisar os dados em folhas de trabalho Excel.
vamos começar!
o que é uma função no Excel?
Uma função Excel é uma operação pré-definida que executa cálculos usando valores específicos (argumentos) numa determinada ordem (estrutura). são criados principalmente para nos poupar tempo e para deixar o Excel tratar de tudo o resto.
“Por outras palavras, Excel trata de todo o cálculo, fórmula ou acção para nós, e apenas nos pede para especificar a função e os dados; como argumentos”, explica Julieta Santarelli, uma contabilista pública com mestrado em Gestão & Análise, que ensina o curso básico de Excel para principiantes.
Em termos práticos, para compreender o que é uma função em Excel, podemos vê-la como uma espécie de códigos de atalho que nos poupam de ter de escrever toda uma operação matemática ou todo um cálculo/análise de certos dados.
qual é a estrutura de uma função em Excel?
Agora, depois de compreender o que é uma função em Excel, deve aprender a aplicar uma função em Excel, para a qual é necessário saber qual é a sintaxe ou estrutura de uma função em Excel.
A este respeito, Julieta Santarelli indica as partes de uma função em Excel, entendendo que uma função é sempre composta pelos seguintes elementos:
Sinal igual (=) + o nome da fórmula: para dizer ao Excel para efectuar o cálculo e devolver o resultado da fórmula que iremos escrever a seguir.
Um parêntese de abertura: dentro do qual vamos começar a introduzir os argumentos da função, para isso é preciso ter claro qual é o argumento de uma função em Excel, como explicamos no elemento seguinte.
Argumentos: podem ser uma constante (palavra, número, data), uma referência (célula ou intervalo) ou uma função (que seria funções aninhadas). Estes devem ser separados por vírgulas (,) ou ponto e vírgula (;), dependendo da configuração.
Finalmente, um parêntese final: ao pressionar enter, terá o resultado.
Fonte: GG
Como pode ver, cada função em Excel tem a sua própria sintaxe, que deve respeitar rigorosamente. Pode estar a pensar, mas quão difícil é o Excel! Por um lado, talvez tenha razão. Tudo o que tem de fazer é cometer um erro, colocando uma vírgula extra (,) e terá de repetir as funções em Excel desde o início.
Na realidade, o Excel é vantajoso para nós se soubermos como utilizá-lo bem. De facto, existe uma função chamada Assistente de Funções Excel que nos ajuda a escrevê-las correctamente, reduzindo grandemente as hipóteses de cometer um erro.
Agora que compreendemos o que é uma função em Excel e qual é a sua sintaxe, também se deve saber como diferenciá-la de outro termo que é muito comummente utilizado, mas intimamente ligado à função em Excel: a fórmula.
Modelo de fluxo de trabalho em Excel para planear os seus projectos
qual é a diferença entre uma fórmula e uma função em Excel?
Para melhor identificar o que é uma função no Excel, é necessário diferenciar o que é uma fórmula e o que é uma função no Excel.
Fórmulas em Excel
Por um lado, uma fórmula matemática é “um conjunto de operações entre números e operadores matemáticos, que resolvem um cálculo através do retorno de um resultado”. Neste sentido, se tivermos dados numéricos, podemos fazer várias fórmulas no modelo Excel, tal como se estivéssemos a utilizar uma calculadora com operadores matemáticos, que já conhecemos:
Fonte: GG
Segundo o Microsoft Support, a fórmula em Excel “começa sempre com um sinal igual (=), seguido de números, operadores matemáticos (tais como sinais de mais e menos) e funções, que podem alargar a potência de uma fórmula”,
Um exemplo de uma fórmula em Excel pode ser a multiplicação de 4 por 8: =4*8.
Ao digitar numa célula Excel e pressionar enter, o sistema tem de retornar o resultado: 32. Da mesma forma, pode ser feito com coordenadas de células contendo valores, como veremos na imagem seguinte, onde 4*10 (B5*C5) serão multiplicados, e 6+6+10 (B7+CY+D7) serão adicionados:
Fonte: GG
Funções em Excel
Por outro lado, são exemplos de funções em Excel: SUM, SEARCH, EXTRAE, etc., que funcionam como uma espécie de ‘atalhos’ que podem ser utilizados para executar operações simples ou complexas .
No exemplo seguinte, adicionaremos repetidamente o número 2, mas neste caso não precisaremos de colocar o sinal de mais (+) após cada dado a adicionar, mas utilizaremos a função SUM:
Fonte: GG
que tipos de funções Excel existem?
E se está a pensar o que são funções Excel, deve saber que existem diferentes grupos e que são categorizados, redundantemente, de acordo com a sua função.
O Excel tem um grande número de funções que lhe permitem fazer tudo aquilo em que possa pensar. Além disso, é possível combinar diferentes funções, como é o caso de algumas fórmulas avançadas do Excel.
Funções matemáticas e trigonométricas
Uma função matemática em Excel é utilizada para fazer cálculos matemáticos e trigonométricos, utilizando dados numéricos. Por exemplo: função =SUM(), ou função =PRODUCT().
Funções estatísticas
Permitem calcular análises estatísticas de dados, tais como máximo =MAX(); mínimo =MIN() e médias =AVERAGE(). Há também a função =COUNT() e a função =COUNT.IF().
Funções lógicas
Permitem-lhe avaliar as expressões lógicas e decidir o curso da acção com base no seu resultado. Exemplos deste grupo são as funções =SI(), =Y() ou =O().
Funções de data e hora
Como o seu nome indica, eles permitem-nos realizar operações com este tipo de dados, tais como função =Time(), função =DATE() e função =DATE().
Funções de texto
Permitem-nos transformar dados de texto ou construir novos dados de texto, tais como a função =CONCATENAR().
Funções de pesquisa e referência
Utilizamo-los para encontrar valores ou referências nas nossas folhas de cálculo nas nossas folhas de pesquisa. A mais conhecida deste grupo é a função VSEARCH().
Funções de informação
São utilizados para descobrir os tipos de dados armazenados nas células e obter informações específicas sobre os mesmos. Uma delas é a função =WRONG().
Outros grupos de funções do Excel
A utilização de uma função Excel dentro de uma fórmula é, em alguns casos, necessária. Por vezes não é possível efectuar cálculos complicados apenas com funções matemáticas. Um exemplo é a utilização da função TAN, que lhe permite calcular a tangente de um ângulo. Assim, outros grupos de funções do Excel são:
Funções de compatibilidade
Funções do cubo
Funções da base de dados
Funções de engenharia
Funções financeiras
Funções definidas pelo utilizador instaladas com plug-ins
Funções da Web
como criar funções básicas em Excel?
parabéns, estamos muito felizes por ainda estar a aprender connosco. Já sabe o que é uma função em Excel, a diferença entre uma fórmula e uma função, as partes de uma função em Excel e os tipos de funções que existem. Por isso agora é tempo de aprender a fazer funções básicas em Excel.
Em primeiro lugar, a principal ferramenta para utilizar funções em Excel são as células, a unidade fundamental do Excel. É nas células que se vão escrever as expressões lógicas, os argumentos e é também o local onde os resultados são exibidos. Neste caso, escolheremos C6 para dar o resultado.
Para introduzir uma fórmula, pode escrevê-la directamente na célula, ou utilizar a barra de funções, a tabela acima da tabela de cálculo (identificada pelo símbolo fx). O primeiro ponto a notar é o sinal de igual (=), que não faz parte da fórmula em si, mas serve para informar a ferramenta de que vai introduzir uma função no Excel e que lhe é pedido que calcule os argumentos introduzidos após o símbolo. Neste caso, iremos escrever =SUM(C2:C5) sem espaços.
Imagem: imagem do ecrã do computador de Hans
Tomando o exemplo da soma da função Excel (), os adendos são colocados entre parênteses, enquanto o resultado é apresentado directamente na célula. Como se pode ver na imagem seguinte, uma vez enviado o cálculo, a célula C6 mostra o valor 12, o total, em vez da soma de 3 mais 3 mais 3 mais 3 que foi introduzida no início. Na realidade, a fórmula não desapareceu. De facto, se seleccionar a célula, pode ver a fórmula na barra fx, e se fizer duplo clique sobre a célula, verá mesmo que a pode modificar.
Imagem: imagem do ecrã do computador de Hans
A propósito, hoje queremos partilhar consigo um modelo de previsão de vendas em Excel que será útil para optimizar os processos de negócio dentro da sua organização.
Argumento de função em Excel
Já explicámos o que é um argumento de função no Excel. Então, ao ler o exemplo da função Excel acima, terá certamente notado que todas as funções Excel usam parênteses. A informação que as funções utilizam e que está contida dentro dos parênteses, separados por ponto e vírgula, são os argumentos. Cada função utiliza argumentos diferentes. Portanto, uma função Excel pode ir:
Sem argumentos
Um argumento
Um número fixo de argumentos
Um número indefinido de argumentos
Argumentos opcionais
Um exemplo de uma função em Excel que não utiliza quaisquer argumentos é a função AGORA. Esta função em Excel exibe a data e hora actuais. Mesmo que uma função não utilize um argumento, é preciso usar parênteses vazios, como este:
=DATE()
Se utilizar uma função em Excel que utilize mais do que um argumento, cada argumento deve ser separado por um ponto e vírgula. Um argumento pode ser uma referência celular, um valor numérico, um conjunto de textos, uma expressão matemática e mesmo outras funções (funções aninhadas). Aqui estão alguns exemplos de funções do Excel que utilizam vários tipos de argumentos:
Referência celular: = SUM(C1:C24)
Valor numérico: = = =RADQ(124)
Cadeia de texto: = = = SHIFT.INIZ(“hans baumann”)
Expressão lógica: = RADQ(183+12)
Outras funções: = RADQ(SUM(C1:C24))
A sintaxe das funções
A estrutura padrão de uma função em Excel é portanto a seguinte:
=NOME DA FUNÇÃO(Argumento 1; Argumento 2; etc.).
Dica profissional: lembre-se que nunca há um espaço entre o nome da função e o parêntese que abriu. É possível inserir um espaço após a vírgula entre os argumentos entre parênteses (se desejar), mas isto é apenas uma questão de legibilidade e não afecta as funções no Excel. Os argumentos de uma função devem ser introduzidos na ordem correcta.
como aceder mais rapidamente às funções mais comuns do Excel?
Todas as funções Excel estão disponíveis no grupo de comando da Biblioteca de Funções no separador FORMULAS.
Imagem: imagem do ecrã do computador de Hans
As funções do Excel estão divididas em categorias (Financeira, Valor Lógico, Texto, etc.). Quando se clica em cada uma das categorias, é exibida uma lista. Agora, como aceder mais rapidamente às funções mais comuns do Excel?
É muito fácil através do comando AutoSum, que lhe permite seleccionar as funções Excel mais comuns (soma, média, números de contagem, máximo, mínimo, etc.), ou através da opção Mais funções, pode aceder a qualquer função Excel. Também pode aceder à lista completa de funções do Excel clicando no botão Inserir função.
Imagem: imagem do ecrã do computador de Hans
Para utilizar uma função em Excel de uma forma mais ágil, pode usar o botão Inserir função à esquerda da barra de fórmulas.
Imagem: imagem do ecrã do computador de Hans
Uma vez seleccionada a função no Excel, abre-se uma caixa de diálogo na qual se tem de introduzir os argumentos. Obviamente, como mencionado acima, os argumentos serão diferentes, dependendo da função que escolher. Na imagem seguinte vemos, por exemplo, os argumentos exigidos pelo comando Count numbers.
Imagem: Imagem: Captura por computador de Hans
Depois de ter introduzido os argumentos necessários, basta clicar no botão Done, e o Excel fará o resto. Claro que, para além de inserir a função, também é possível escrevê-la manualmente na célula da sua escolha. E é tudo!agora que sabe o que é uma função em Excel e para que é utilizada, pode começar a lançar as bases dos seus projectos contabilísticos com uma compreensão completa do funcionamento e da natureza do Excel.
até à próxima!