como fazer um relatório de trabalho ideal para melhorar os processos de uma empresa?
Um relatório de trabalho bem concebido ajudará a melhorar os processos das tarefas ou funções que são realizadas na sua empresa, uma vez que lhe permitirá identificar os pontos fortes e fracos dos projectos que estão a ser executados, a fim de fazer correcções e optimizar os seus resultados.
“Os relatórios de trabalho ajudam-nos a detectar problemas e a resolvê-los. Contudo, também nos permitem saber que áreas da nossa empresa estão a trabalhar melhor. Estes tipos de documentos fornecem-nos um conhecimento constante sobre o estado da nossa equipa e ajudam-nos a marcar a linha que o nosso projecto deve seguir”, diz a Factorial HR.
Basicamente, o relatório de trabalho é um relatório que apresenta os resultados que fazem parte de uma actividade ou projecto que foi realizado, com o objectivo de avaliar e medir como tem sido o progresso de toda a actividade. Aqui estão as etapas que o ajudarão a fazer um relatório de trabalho:
1. Descubra se a sua empresa tem um formato de relatório
As empresas têm frequentemente os seus próprios formatos de relatórios que são utilizados para os vários relatórios que são exigidos. Contudo, existem outros que não têm um modelo estabelecido, pelo que terá de fazer o seu documento de saída a partir do zero.
2. Atribuir uma página para o título do relatório
Se a sua empresa não tiver o seu próprio formato de relatório de trabalho, este é o primeiro passo na produção do documento. A primeira coisa que deve fazer é reservar uma página para o título do relatório de trabalho, que deve também incluir o nome da(s) pessoa(s) que produz o relatório e a data em que o mesmo está a ser escrito.
3. Estruturar o índice e a tabela de conteúdos
Outro passo que terá de tomar para escrever um relatório de trabalho de forma adequada é estruturar o índice e listar o índice com as secções que serão apresentadas no relatório, para que a pessoa que analisa o relatório de resultados possa aceder facilmente à informação de que necessita para validar ou recolher.
4. Escreva uma breve introdução
A próxima coisa a fazer ao preparar o relatório é escrever uma breve introdução na qual se explique clara e concisamente o que o relatório irá apresentar, bem como a finalidade ou objectivo da actividade ou projecto a ser apresentado.
“Após o título e resumo, a introdução é a próxima coisa que o público vai ler, por isso é essencial começar com força. A introdução é a sua oportunidade de mostrar aos leitores e revisores porque é que o seu tema de investigação vale a pena ser lido e porque é que o seu trabalho merece a sua atenção”.
5. Apresentar a metodologia utilizada
Nesta parte do documento de trabalho é importante salientar que técnicas de recolha de dados foram aplicadas ao projecto, bem como justificar quais foram os critérios para determinar esse método de estudo.
As metodologias de investigação que podem ser utilizadas são as seguintes:
Método qualitativo
Método quantitativo
Método misto
6. Apresente os resultados do seu relatório
Esta é uma das partes finais do relatório. É a apresentação dos resultados, que pode ser apresentada como um texto ou apoiada por um quadro que permite organizar e resumir de forma mais simples todos os dados que foram recolhidos e processados durante a investigação.
Esta secção deve conter a informação relevante que foi recolhida desde o início da actividade, na qual o objectivo da actividade foi proposto, bem como os dados recolhidos a partir da metodologia utilizada para analisar e estudar o projecto.
7. Desenvolva as suas conclusões e recomendações
Finalmente, deverá desenvolver as suas conclusões e recomendações de investigação. Em relação ao primeiro, terá de declarar o que evidenciou ao longo do processo e ligá-lo aos resultados e objectivos da investigação.
Finalmente, terá de apresentar no relatório de trabalho as sugestões baseadas nas conclusões, que se destinam a mostrar como a investigação pode contribuir para a melhoria dos processos ou tarefas de trabalho. Pode também revelar novos caminhos que podem ser explorados no futuro.
Deve ficar claro que tanto as conclusões como as recomendações apresentadas no relatório de trabalho se baseiam em informações objectivas e justificadas.
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Em resumo, o relatório de trabalho é um instrumento chave para as organizações e membros da empresa, uma vez que contribuem para melhorar certos aspectos das actividades de trabalho que são realizadas, com o objectivo de contribuir para a sua melhoria e para os resultados da empresa.
Desenvolva um relatório poderoso que beneficie a sua empresa!