Conhecer as vantagens do Word é essencial para as pessoas que estudam ou trabalham. Porquê? Bem, estamos constantemente a escrever relatórios, cartas, convites, artigos ou outros tipos de documentos e um dos programas de texto mais populares utilizados para estas tarefas é o Word, pelo que poderá precisar da sua ajuda em algum momento.
Sabemos que quer conhecer as vantagens e desvantagens do Word, mas sabe para que serve este programa? Basicamente, é um dos programas de texto mais utilizados pelas pessoas para escrever documentos.
O trabalho realizado no Word baseia-se principalmente na escrita de textos. No entanto, é possível acompanhar estes textos com outros elementos, imagens, etc., para que possa criar os seus documentos rápida e facilmente.
Agora que sabe qual é a principal função desta aplicação para criar e editar textos, dir-lhe-emos um pouco mais sobre as vantagens e desvantagens do Word.
1. Variedade de opções de personalização
A primeira vantagem do Word que consideramos na nossa lista é a grande variedade de opções que este programa oferece para a personalização dos seus documentos. Quer pretenda dar-lhe um estilo mais formal ou dinâmico, pode fazê-lo sem qualquer inconveniente, utilizando as várias ferramentas e funções fornecidas pelo programa.
Algumas das funções de personalização de Word que pode utilizar são as seguintes:
Adição de marcas de água.
Várias margens de documentos.
Alterar a cor e o tipo de letra.
Modificar o alinhamento dos textos.
Acrescentar efeitos e margens às imagens.
Inserir cabeçalhos ou rodapés.
Modificar a orientação da página.
Como pode ver, há um número infinito de opções disponíveis para personalizar o seu trabalho dentro deste processador de texto. Vamos continuar a ver quais são as vantagens do Word, porque as opções de personalização são apenas uma parte dele.
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2. Corrector ortográfico
Outra das vantagens do Word que pode aproveitar é o corrector ortográfico, como o documento indica, através da utilização de uma linha vermelha, todas aquelas palavras que estão mal soletradas, para que as possa rever, corrigir e assim obter um documento mais limpo e bem escrito.
Da mesma forma, algumas correcções são feitas automaticamente, enquanto outras requerem uma avaliação a fim de corrigir quaisquer erros ortográficos que possam ter ocorrido ao longo do ficheiro.
3. Fornece contagem automática de palavras
Esta vantagem do Word é muito útil para aqueles que estudam, trabalham ou têm de enviar um documento com um número máximo de palavras, pois o programa diz-lhe o número de palavras contidas no documento à medida que o escreve.
Além disso, a actualização é automática, portanto, durante qualquer edição do documento que envolva um aumento ou redução de palavras, poderá vê-lo nesse preciso momento.
Imagine que está na universidade e é-lhe pedido que escreva um ficheiro com um mínimo de 2.500 palavras. Com o Microsoft Word pode saber o número exacto de palavras no seu documento sem ter de ir ao menu de ferramentas ou utilizar um programa externo, pois a contagem aparece na parte inferior do documento.
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4. Capacidade de inserir vários ficheiros
Entre as vantagens do Word, encontrará também a possibilidade de inserir vários ficheiros no documento. Desta forma, terá a oportunidade de criar um trabalho mais dinâmico que não se baseia apenas em texto, mas também pode adicionar imagens, vídeos, tabelas, gráficos, etc.
Além disso, estes ficheiros podem ser acompanhados por elementos tais como setas, nuvens, etc. Explore todas as opções oferecidas por este processador de texto e desenvolva documentos interessantes, melhorando o conteúdo para os vários fins que o requerem.
5. Protecção contra a edição
Possivelmente, uma das vantagens mais úteis do Word é a protecção contra a edição. Por vezes, quer estejamos a trabalhar ou a estudar, precisamos de partilhar os nossos documentos com outras pessoas porque elas precisam de os rever ou porque precisam de conhecer a informação que contêm.
Mas por vezes podemos não confiar nas pessoas a quem enviamos o nosso documento, pelo que receamos que o possam alterar casualmente ou intencionalmente. Para evitar isto, Word fornece uma alternativa ideal.
Basicamente, o Microsoft Word permite-lhe restringir a edição do seu ficheiro de modo a que aqueles que o recebem não possam fazer quaisquer modificações. Para activar esta alternativa, tudo o que tem de fazer é ir ao botão “Rever” no menu e depois clicar na opção “restringir”.
6. Catálogo de Modelos ou Temas
A última vantagem do Word que compilámos para a nossa lista está relacionada com a biblioteca de modelos ou temas oferecidos por este popular programa de processamento de texto. Fornece-lhe uma variedade de opções que pode seleccionar com base em diferentes categorias como, por exemplo:
Curriculum.
Infográficos.
Cartas de apresentação.
Organigramas.
Educação.
Prospectos.
Cartas.
Empresa.
Estes desenhos pré-definidos irão poupar-lhe tempo e dinheiro, e irão tirá-lo de problemas em mais do que uma ocasião. Recomendamos que reveja o maior número possível de modelos de Word para compreender melhor o que pode conseguir com eles.
7. Um dos processadores de texto mais utilizados
Não podemos falar sobre as vantagens do Word sem mencionar que é um dos processadores de texto mais utilizados no mundo. Embora existam agora muitas outras alternativas, o Microsoft Word continua a ser o principal processador de texto para pessoas que estudam, trabalham, ou simplesmente querem escrever algo usando o computador.
Neste sentido, pode encontrar o Microsoft Word instalado em praticamente qualquer computador que utilize. O melhor de tudo, pode partilhar os seus documentos com qualquer pessoa e ter a certeza de que esta será capaz de os ver, mesmo que não tenha Internet no seu computador.
8. Está integrado com outros programas Microsoft 365
A capacidade de integração com programas como o Excel ou PowerPoint é outra vantagem do Microsoft Word. Por exemplo, pode importar muito facilmente tabelas de dados ou diapositivos para o seu documento Word.
Esta é uma vantagem, pois dá-lhe a possibilidade de criar um tipo de documento mais completo, e utilizar a informação que tem dentro de outros programas Microsoft 365 com apenas alguns cliques. Isto não deve ser encarado de ânimo leve, pois tem tornado o trabalho mais fácil para muitas pessoas ao longo do tempo.
9. Tem uma aplicação móvel
Esta é uma das vantagens do Word que mais atrai a atenção dos utilizadores, uma vez que lhes permite editar textos e modelos a partir do conforto dos seus dispositivos móveis, sejam eles tablets ou smartphones.
A aplicação Word é também muito fácil de usar, e tem todas as opções que um utilizador necessita para escrever um texto sem problemas. Da mesma forma, a aplicação permite guardar ficheiros em diferentes formatos, incluindo o formato PDF, e tem uma opção com a qual pode ler o texto que escreveu em voz alta.
Agora pode não só usufruir dos benefícios do Word no seu computador, mas também o pode fazer a partir do seu telemóvel.
10. É ideal para melhorar o seu estilo de escrita
Para terminar com esta lista de vantagens do Word, temos de realçar que utilizando este processador de texto pode melhorar o seu estilo de escrita. Isto é possível porque Word, para além de apontar erros ortográficos e de sintaxe, permite-lhe aceder a um dicionário para conhecer o significado de cada palavra, e sugere sinónimos para variar o uso das palavras no que escreve.
Estas características avançadas do Word são uma grande vantagem para os utilizadores, especialmente porque são muito fáceis de utilizar. Ao clicar com o botão direito do rato numa palavra, pode descobrir o seu significado e obter uma lista de sinónimos e antónimos sugeridos.
Embora o programa tenha perdido grande parte da sua audiência nos últimos anos, acreditamos que as vantagens do Word permitiram que o programa continuasse a ser um dos favoritos dos utilizadores. Pode haver muitas coisas que poderiam ser melhoradas e adaptadas para tornar o programa mais competitivo, mas é impossível negar que as suas funções ainda são úteis.
Para lhe dar uma visão mais completa do processador de texto, na secção seguinte discutiremos as desvantagens do Word, para que possa fazer um balanço dos pontos positivos e negativos que este programa Microsoft 365 tem.
Desvantagens do Word
No entanto, já conhece algumas das vantagens do Word, como em qualquer programa ou plataforma digital, nem tudo é cor-de-rosa, pois também tem algumas desvantagens que consideramos necessárias para que saiba. Por isso, compilámos cada uma das desvantagens do Word, para que possa saber quais os problemas que poderá enfrentar ao utilizar o programa.
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1. Elevados custos de subscrição
Uma das desvantagens do Word é que para utilizar o programa é necessário pagar por uma licença Microsoft 365, que pode variar entre 35 e 70 dólares por ano. Muitos utilizadores têm isto em conta, uma vez que existem outros processadores de texto que podem ser utilizados gratuitamente.
2. Fontes limitadas
O catálogo de fontes do Word não é muito extenso, pelo que os utilizadores por vezes precisam de aceder a programas ou plataformas externas a fim de descarregar fontes que se ajustem ao trabalho que estão a fazer. Apesar disto, encontrar, descarregar e instalar fontes para Word no seu PC para complementar as fontes padrão não é tão complicado.
3. O programa pode ser complexo
Embora uma das vantagens do Word seja que o programa é muito completo e oferece muitas opções para os utilizadores, para a maioria das pessoas pode ser complexo utilizar todas as suas funções, o que é claramente uma desvantagem.
É improvável que haja uma pessoa que tenha utilizado todas as funções do Word, principalmente porque há muito poucas funções que possam ser utilizadas intuitivamente. Da mesma forma, o número absoluto de opções pode ser esmagador para aqueles que o utilizam.
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4. Erros de layout
Uma das vantagens do Word é que é altamente personalizável, uma vez que pode modificar o documento de acordo com as suas necessidades ou exigências. Contudo, existe um problema, que é que algumas das coisas que acrescentou ao seu documento podem estar mal configuradas de uma versão para outra.
Assim, se trabalhou em Word 2007, mas precisa de abrir o seu documento noutro computador que tenha a versão de 2019, é provável que o conteúdo do documento se mova, pelo que integrá-lo se torna novamente uma tarefa muito aborrecida.
5. É necessário instalar o programa
Uma das desvantagens do Word que a maioria das pessoas nota é a necessidade de instalar o programa no computador. Actualmente existem muitos processadores de texto que podem ser usados na nuvem, por isso para muitos é mais confortável trabalhar sem ter de se preocupar em instalar nada.
Do mesmo modo, é de notar que a instalação do Microsoft Word requer tempo, e uma certa capacidade do computador em que está instalado. Embora seja um programa bastante completo, é mais fácil de trabalhar com alternativas que podem ser utilizadas sem instalação.
6. Os documentos são mais vulneráveis
Outra desvantagem do Word é que os documentos são mais vulneráveis do que com outros processadores de texto. Os documentos não têm backup na nuvem, e podem perder-se, por exemplo, se tiver problemas com o seu disco rígido, ou se uma pessoa apagar o ficheiro intencionalmente ou por engano.
Mesmo que aprenda a recuperar um documento Word, isto continua a ser uma desvantagem, porque envolve uma série de acções que podem ser incómodas. Se quiser que os seus documentos sejam acessíveis e com backups, a alternativa do Google Docs pode ser muito mais atractiva.
7. Não é a melhor escolha para o trabalho em colaboração
Embora muitas actualizações tenham sido feitas para optimizar as funções do programa, uma das desvantagens do Word é que este não é o programa mais utilizado para o trabalho colaborativo. Por conseguinte, é muito provável que tenha de utilizar outras opções para partilhar e trabalhar em documentos partilhados com colegas de turma ou colegas de trabalho.
Actualmente, a maioria das pessoas utiliza o Google Docs para trabalho colaborativo, principalmente porque muito poucas pessoas estão conscientes de que a Microsoft se adaptou à procura do mercado e permite a partilha de documentos para trabalho em equipa.
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Agora que sabe mais sobre as vantagens do Word e tem uma melhor ideia das suas desvantagens, pode compará-lo com outros processadores de texto e escolher o que mais lhe convém para o seu trabalho.